Om een nieuwe factuur aan te maken klik je links in het dashboard op Facturen en vervolgens op Nieuwe factuur maken.
Het scherm dat opent kunnen we opdelen in 4 subdelen. Rechtsbovenaan selecteer je eerst je klant. Dit zorgt ervoor dat alle gegevens voor deze klant, ook inzake btw, automatisch ingevuld hebben. Gaat het om een nieuwe klant kan je bij klant ook op het groene plusje duwen en op die manier de klant eerst aanmaken.
Ten tweede kan je bij de Document instellingen gegevens toevoegen die je klant zou willen voor zijn eigen interne werking zoals bv een klant- of projectreferentie. De leverdatum van het dienst of product kan hier toegevoegd worden. Daarnaast kan je ook de factuurdatum wijzigen, maar dat is op eigen risico. Standaard wordt de datum van vandaag genomen wat wij ook aanraden. Het wijzigen van een datum is enkel bedoelt om bv op 2 april nog een factuur op datum van 31 maart te maken. Indien dit gebruikt wordt om op 2 april nog een factuur te maken op datum van 31 december het jaar ervoor gaat dit problemen geven in de verwerking bij uw accountant.
De derde blok is het ingeven van de verkoop zelf. Na het drukken op “nieuwe regel toevoegen” kan je bij artikel het gewenste product of dienst ingeven op basis van wat je bij Producten hebt ingegeven. Indien je niet werkt met producten kan je hier een vrije tekst ingeven. Het veld artikel is verplicht in te vullen. Werk je met producten, dan worden de andere velden automatisch ingevuld en kan je deze nog wijzigen. Werk je niet met producten, dan moet je hier alles manueel nog invullen. Je kan zoveel nieuwe regels blijven toevoegen als nodig.
Afhankelijk van het gekozen btw percentage zullen op de factuur de wettelijk verplichte meldingen automatisch verschijnen.
Heb je alle informatie ingegeven dan kan je onder drukken op opslaan. Op dit moment kan je alles nakijken en indien nodig nog aanpassen. Na het opslaan verschijnen onderaan enkele extra knoppen.
- Je kan de factuur verwijderen
- Je kan ze kopiëren
- Je kan automatisch een creditnota maken
- Je kan de factuur verzenden
Als je de factuur verzend, wordt deze naar het mailadres van de klant verzonden en achterliggend naar het peppol netwerk. Heb je de gegevens van je boekhoudpakket ingevuld, dan wordt de factuur ook automatisch daar afgeleverd zodat je accountant deze kan verwerken. Een factuur die niet “verzonden”wordt, krijgt geen nummer, maar blijft in “concept” staan. Een factuur die wel verzonden is, kan niet meer gewijzigd worden.
Na het verzenden wijzigt de balk onderaan. Je merkt dat je een factuur op dit punt niet meer kan verwijderen of aanpassen. Wel kan je de pdf oproepen op je scherm, een creditnota maken of aanduiden dat de factuur betaald werd door de klant.
Als laatste blok kan je opmerkingen meegeven aan je factuur. Zowel voor de klant als voor intern gebruik. Ook kan je bijlage meebezorgen aan de klant. Dit kan een foto zijn, een pdf met meer detail van de factuur, …
Na het aanmaken van de facturen komen ze in een overzicht terecht. Je kan hier kiezen wel facturen je wil zien.
- Alle facturen
- Actief zijn alle facturen behalve deze die reeds betaald zijn door de klant
- Concept zijn alle facturen die nog niet verstuurd werden en dus nog niet definitief zijn. Deze facturen hebben nog geen factuurnummer
- Verzonden zijn alle verzonden facturen
- Voltooid zijn alle betaalde facturen
Indien je kijkt naar nog niet betaalde facturen geeft de status weer of je hier actie moet ondernemen naar de klant. Het getal tussen haakjes achter de status geeft aan hoeveel dagen er nog resterend zijn dat de factuur vervalt of reeds te laat is qua betaling.
Een paarse kleur geeft aan dat er nog voldoende tijd is voor de factuur betaald moet zijn
De kleur oranje geeft aan dat de factuur bijna op vervaldatum is.
Een rode kleur betekent dat je klant te laat is met zijn betaling.
