Algemene voorwaarden
Partijen, contactinformatie en wijziging
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten die Accai Software BV sluit. De algemene voorwaarden zijn beschikbaar op volgende wijzen:
- via url op de website https://accai.be/algemene-voorwaarden
- via url bij registratie van de software
- als pdf document op verzoek aan admin@accai.be
Deze algemene voorwaarden omvatten het gebruik van de diensten ter beschikking gesteld door Accai Software BV, hierna Accai genoemd, met ondernemingsnummer 1009.777.324, gevestigd te Lentedreef 33 in 2360 Oud-Turnhout als eigenaar van de software.
Accai geeft als dienstverlener aan de klanten een gebruiksrecht van de ontwikkelde software op basis van een abonnementsformule. Het gebruik van de software houdt automatisch in dat de klant de algemene voorwaarden heeft aanvaard. De software blijft ten alle tijden eigendom van Accai Software BV, de klant krijgt enkel een gebruiksrecht.
Accai kan de algemene voorwaarden op elk moment wijzigen. De klant wordt van deze wijzigingen op de hoogte gebracht en heeft de mogelijkheid om een einde te stellen aan het contract en het gebruik van de software als hij de nieuwe algemene voorwaarden niet aanvaard.
Voor elke klant wordt een account aangemaakt voor het gebruik van de diensten van Accai. Per klant kunnen verschillende gebruikers aangeduid worden die elk een toegang krijgen. Zowel de klant als elke afzonderlijke gebruiker zijn gehouden aan deze algemene voorwaarden.
De Klant/Gebruiker krijg toegang tot de software door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord. De software is beveiligd en niet toegankelijk voor niet-gebruikers.
Gebruik van de software is persoonlijk. Een gebruiker mag zijn login gegevens niet delen met een derde om deze toegang te verschaffen tot de Accai software.
In geval van betwisting of geschil zullen partijen het mogelijke doen om tot een minnelijke schikking te komen. Indien dit onmogelijkblijkt is enkel de ondernemingsrechtbank van Antwerpen bevoegd om hier uitspraak over te doen, ongeacht de locatie van de afnemer van de diensten van Accai. Op de overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.
Beschrijving van de diensten
Accai biedt een software platform aan voor online facturatie en door gebruik van het Peppol netwerk het ontvangen van de inkomende facturen van de klant. De software biedt klanten de mogelijkheid om zich conform te stellen met de Belgische wetgeving inzake e-facturatie. Door gebruik van de software gaat de klant dan ook akkoord dat Accai de onderneming registreert op het Peppol netwerk om de facturatieflow te kunnen automatiseren.
De klant kan binnen bepaalde beperkingen zijn instellingen wijzigen, op een manier dat hij de software kan instellen naar zijn eigen huisstijl. Accai tracht hierbij zo goed als mogelijk de noden van de gebruiker te beantwoorden.
De software is opgebouwd uit verschillende componenten, zodat de gebruiker inzicht heeft in zijn cijfers, zijn inkomsten en uitgaven kan opvolgen en indien gewenst zijn bank kan koppelen aan de software.
Accai biedt een middelenverbintenis aan zonder hier een resultaatsverbintenis aan te koppelen. Wel investeert Accai de nodige middelen om de software, zowel nu, als in de toekomst zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken, zonder daarbij alle wettelijke verplichtingen uit het oog te verliezen. Accai is echter niet verantwoordelijk voor het gebruik van de software en kan dus niet aansprakelijk zijn voor een foutief gebruik.
Accai tracht om de bereikbaarheid van de software zo hoog mogelijk te houden. Bij onderhoud aan de software zal dat weergegeven worden. Er wordt getracht de onbeschikbaarheid tot de software zo minimaal mogelijk te houden ondermeer door onderhoud zo veel als mogelijk buiten de gebruikelijke kantooruren te plannen. Ten aanzien van betalende gebruikers wordt gegarandeerd dat de software binnen twee werkdagen opnieuw toegankelijk is.
Voor een correct gebruik van de software zal de Gebruiker de meest recente versie van de browser van zijn/haar keuze gebruiken. Door het gebruik van een oudere browser neemt de gebruiker het risico dat niet alle functies van de software beschikbaar zijn of correct functioneren.
In het abonnement zit standaard supportverlening inbegrepen. De supportmedewerkers zijn bereikbaar op werkdagen tussen 09:00 en 17:00 via admin@accai.be. De supportmedewerkers hebben geen toegang de Accai-omgeving van de klanten. Deze toegang kan, indien nodig, door de klant verschaft en herroepen worden.
Specifieke klantvragen kunnen echter leiden tot een offerte voor maatwerk, indien de aard van de vraag ervoor zorgt dat de werkzaamheden hiervoor buiten de standaard support vallen. Voor maatwerk werkt Accai aan uurtarief of op forfaitbasis. Na aanvaarding van de offerte ontvangt de klant een factuur voor de gepresteerde werken.
Duur van de overeenkomst
De overeenkomst treedt in werking op de dag van inschrijving van de Gebruiker en geldt minstens voor één maand. De overeenkomst wordt automatisch verlengd, tenzij de gebruiker voor de datum van vernieuwing zijn abonnement stopzet.
Het gebruik van de Accai software wordt aangerekend per maand of per jaar volgens de gekozen formule en de geldende tarieven (zoals aangegeven op de website). Accai kan zijn tarieven te allen tijde aanpassen en zal de gebruiker hiervan via e-mail op de hoogte brengen. Gewijzigde tarieven zijn onmiddellijk van toepassing.
Bij het aanmaken van een account kan de klant de software van Accai gedurende 30 dagen gratis gebruiken. Na de periode van 30 dagen zal de klant een melding ontvangen dat hij het platform niet langer kan gebruiken tenzij na overschakeling naar betalende abonnementsformule.
Afhankelijk van de gekozen formule worden de facturen van Accai jaarlijks, dan wel maandelijks opgemaakt en moeten binnen de 15 kalenderdagen betaald worden. Bij laattijdige betaling is automatisch een interest van 8% per jaar en een forfaitaire vergoeding van 10% verschuldigd, met een minimumbedrag van 50 euro. Deze wordt bij het verschuldigde bedrag geteld.
Wijziging van het abonnement
De klant kan zijn bestaande abonnement wijzigen, bijvoorbeeld wanneer er nood is aan meer functies of indien de klant niet langer voldoet aan de voorwaarden van het “Lite” abonnement. Het abonnement kan ook gewijzigd worden als de klant wijzigt van bedrijfsvorm, bijvoorbeeld wanneer hij zijn eenmanszaak verderzet als vennootschap.
De wijziging van het abonnement kan aangevraagd worden via admin@accai.be.
Gebruik van de software en aansprakelijkheid
De Gebruiker en de Klant zullen de software van Accai slechts gebruiken voor rechtmatige en wettelijke doeleinden. In zijn/haar relaties en omgang met Accai zal de Gebruiker zich uitdrukken met inachtneming van algemene fatsoensnormen en zich onthouden van grievend taalgebruik, beledigingen, etc.
De Gebruiker is zelf aansprakelijk voor het gebruik van de software, meer bepaald voor de juistheid van onder zijn/haar naam verzonden facturen, de opgeslagen data, de opgestelde offertes, het beheer van klanten-, leveranciers- en stockgegevens,….
De Gebruiker en de Klant gebruiken de software op eigen risico. De Gebruiker en de Klant zullen de correctheid van de data en de opgestelde documenten nagaan en is hiervoor de enige verantwoordelijke. De Gebruiker dan wel de Klant is bij gevolg volledig aansprakelijk voor eventuele klachten en vorderingen van derden voortvloeiend uit incorrecte facturering, levering, fiscale vorderingen, etc. Accai kan hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden. Accai is tevens niet verantwoordelijk voor schade of verlies als gevolg van ongeautoriseerde toegang tot of gebruik van het gebruikersaccount.
In elk geval is de aansprakelijkheid van Accai beperkt tot de vergoeding van schade die rechtstreeks voortvloeit uit haar ernstige fout of haar bedrog en dit maximaal tot een bedrag dat overeenstemt met het totale bedrag van de facturen die de Gebruiker effectief betaald heeft in de voorbije 6 maanden. Aansprakelijkheid van Accai voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie, is expliciet uitgesloten.
Bescherming persoonsgegevens
De Gebruiker verstrekt bij het aanmelden voor Accai zijn persoonsgegevens die door Accai verwerkt zullen worden (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, …).
Accai zal deze gegevens gebruiken voor het verstrekken van de diensten (bij voorbeeld toegang geven tot het juiste account, beheer van het account, facturatie, …). Accai kan ook het gebruik van haar diensten observeren om de werking ervan te verbeteren (bij voorbeeld, processen stroomlijnen of interfaces aan passen).
Accai zal de persoonsgegevens van de Gebruiker of de Klant nooit doorgeven aan derden. Accai zal de persoonsgegevens niet meer of langer verwerken dan noodzakelijk voor het bereiken van deze doelen. De Gebruiker kan inzage krijgen van de persoonsgegevens die voor hem/haar verwerkt worden, de juistheid ervan nagaan en eventueel corrigeren. Accai zal enkel de aangepaste gegevens bewaren. De persoonsgegevens worden binnen de Europese Unie bewaard en beveiligd conform randnummer 9. Accai maakt gebruik van cookies maar enkel om de werking van het systeem te optimaliseren
Beveiliging
Accai is een online programma dat ter beschikking wordt gesteld van zijn klanten. Accai neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid en de beveiliging van de verwerking van gegevens (inclusief persoonsgegevens) te verzekeren en om de vernietiging, het verlies, de niet toegelaten wijziging en toegang tot de gegevens te vermijden.
Alhoewel Accai zijn best doet om veiligheidsincidenten te voorkomen, kunnen deze niet uitgesloten worden. De Gebruiker zal dus een eigen back-up kopie van zijn/haar data bijhouden. Accai is beveiligd via een beveiligd certificaat en is enkel toegankelijk via https. Accai is enkel toegankelijk met de Gebruiker zijn/haar persoonlijke login en wachtwoord.
Indien er zicht een veiligheidsincident voordoet, wordt het gecompromitteerde account onmiddellijk geblokkeerd en moet de Gebruiker contact opnemen via admin@accai.be.
Intellectuele rechten
De software van Accai en het platform zijn beschermd door intellectuele rechten waarvan Accai de houder is. De beschermde elementen mogen niet gereproduceerd of aan het publiek meegedeeld worden zonder Accai’s voorafgaande en geschreven toestemming.
De Gebruiker heeft wel het recht om de beschermde onderdelen te reproduceren in het kader van het normale gebruik van de diensten per computer. De Gebruiker mag ook delen van de website afdrukken voor zover dit voor zijn/haar eigen gebruik bedoeld is.
Accai is ook de houder van geregistreerde merken, die niet zonder haar voorafgaande toestemming gebruikt mogen worden.
Een abonnement geeft geen recht op de broncode van de software. Accai stelt wel een API ter beschikking waarmee ontwikkelaars van een extern programma op een geautoriseerde manier functies binnen Accai kunnen aanspreken in het kader van data-uitwisseling.
Eigendomsrechten
De Gebruiker dan wel de Klant blijft eigenaar van de data die hij/zij via de software van Accai verwerkt. Accai verwerft geen enkel exclusief recht op de data die de Gebruiker dan wel de Klant via haar Diensten of haar Platform behandelt.
Accai zal de data in een standaardformaat opslaan en bewaren. De Gebruiker kan deze informatie te allen tijde afdrukken of downloaden.
Op verzoek van de Gebruiker zal Accai de gegevens exporteren en in een standaard digitaal formaat ter beschikking stellen. Hiervoor zullen bijkomende kosten aangerekend worden: de geïnvesteerde tijd zal aan een uurtarief van 100,00 EUR aangerekend worden. Voor de export van PDF’s van de aan- en verkoopfacturen is een vast tarief van 100,00 EUR exclusief BTW verschuldigd.
Schorsing van Gebruikersaccount
Accai kan toegang tot haar diensten geheel of gedeeltelijk opschorten, een gebruikersaccount tijdelijk deactiveren of de Gebruiker en/of de Klant de toegang tot een deel of de volledige dienst te ontzeggen, in geval de Gebruiker en/of de Klant de Overeenkomst schendt, in het bijzonder wanneer er ernstige aanwijzingen zijn dat het Gebruikersaccount voor illegale doeleinden gebruikt wordt of wanneer Accai hiertoe een formeel verzoek ontvangen heeft in het kader van een gerechtelijk onderzoek.
Accai zal de Gebruiker van de schorsing op de hoogte brengen via het e-mailadres dat de Gebruiker aan zijn/haar account verbonden heeft. De Gebruiker heeft 30 dagen om bezwaren tegen de schorsing te verzetten per e-mail naar admin@accai.be. Indien deze bezwaren niet aangenomen kunnen worden, zal Accai het recht hebben om de Overeenkomst te beëindigen.
Accai heeft het recht om Gebruikersaccounts automatisch op te schorten, indien deze niet gebruikt worden en geen enkele activiteit vastgesteld wordt voor een ononderbroken periode van 30 kalenderdagen. De Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het doorlopend gebruik van de Accai software.
Beëindiging van de Overeenkomst
De Klant heeft te allen tijde het recht om de Overeenkomst te beëindigen middels een opzegtermijn van één maand. De Klant zal de opzeg aan Accai overmaken via het e-mailadres admin@accai.be. Indien meerdere Gebruikers geregistreerd zijn per Klant, zal de opzeg door elke Gebruiker als opzeg van de Overeenkomst voor de Klant gelden.
Elke Partij heeft het recht om de Overeenkomst te beëindigen wanneer de andere Partij haar contractuele verplichtingen niet nakomt (bij voorbeeld in geval van onbetaalde facturen). In dat geval komt de Overeenkomst automatisch en zonder voorafgaande rechterlijke beslissing tot een einde.
Accai heeft het recht om de Overeenkomst te beëindigen indien een onbetaalde demo-account langer dan 30 kalenderdagen ongebruikt blijft. In geval van dergelijke inactiviteit zal de Overeenkomst automatisch en zonder voorafgaande verwittiging tot een einde komen. Wanneer een Gebruikersaccount door verschillende Gebruikers gebruikt wordt, zal het account niet als inactief beschouwd worden zolang tenminste één Gebruiker actief is.
Wanneer de Overeenkomst tot een einde komt, dan zal Accai onmiddellijk het gebruik van het Gebruikersaccount stopzetten en zullen de Gebruikers per Klant niet langer toegang hebben tot de software.
Accai houdt de gegevens van het Gebruikersaccount gedurende één maand na de beëindiging van de Overeenkomst bij en zal de data van het Gebruikersaccount overmaken aan de Gebruiker (of één van de gemachtigde Gebruikers per Klant) indien de Partijen een schriftelijk akkoord treffen aangaande de vergoeding en de modaliteiten van de overdracht (zoals formaat, timing,…). Indien na één maand geen dergelijk akkoord getroffen is, heeft Accai het recht om de Gebruikersaccount te verwijderen, inclusief alle data, de Gebruikers, het paswoord etc. Accai houdt geen back-up bij van de Gebruikersaccounts die beëindigd zijn. Accai zal niet gehouden zijn enige terugbetaling (al dan niet pro rata) uit te voeren.
Overige bepalingen
Facturen dienen binnen 15 kalenderdagen na ontvangst geprotesteerd worden. Daarna is de factuur onherroepelijk aanvaard en dient zij betaald te worden. Andere klachten met betrekking tot de Accai Diensten kunnen verzonden worden aan admin@accai.be. Accai doet haar best om rekening te houden met de klachten maar benadrukt dat zij haar diensten “as is” aanbiedt.
Bij overmacht (dit zijn omstandigheden buiten de wil van Accai) is Accai vrijgesteld van alle verplichtingen en de daaruit volgende aansprakelijkheid. Het volgende wordt onder meer als overmacht beschouwd: natuuromstandigheden, staking of lock-out, brand, overstroming, inbeslagname, embargo, algemene schaarste aan goederen, ziekte, ontslag en in het algemeen elke onvoorziene omstandigheid die het contractuele evenwicht in aanzienlijke mate verstoort, en dit onafhankelijk of de overmacht zich voordoet bij Accai, bij één van haar leveranciers of één van haar medewerkers.
Nietigheid van één of meer bepalingen uit deze algemene voorwaarden, tast het geldige deel van deze voorwaarden niet aan. De Partijen zullen de nietige bepaling(en) vervangen door (een) geldige bepaling(en), die zoveel mogelijk zal (zullen) aansluiten met de bedoelingen die aan de nietige bepaling(en) ten grondslag liggen.
In elk geval heeft de rechter de mogelijkheid om mogelijk excessieve of onwettige clausules te herleiden tot wat wettelijk aanvaardbaar is.